L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce que l’université vous propose :
· Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
· Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
· Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
· Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !
Définition de la fonction
L’adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d’un ou plusieurs parcours de formations de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d’admission.
Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l’étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.
Activité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité
Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité
Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité
Elaborer et gérer les emplois du temps relatifs au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique, le service planification et assurer sa mise à jour
Réaliser le processus des inscriptions administratives et pédagogiques
Organiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation : préparer matériellement les sessions d’examens (convocations, listes d’émargement, salles...)
Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)
Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements)
Gérer la partie administrative des stages (convention, suivi administratif)
Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le Bureau des Etudes et de la Scolarité)
Élaboration en coordination avec les responsables pédagogiques du tableau des besoins en cours complémentaires
Activité 2 : Appui au fonctionnement du service
Participer à la continuité de service en période de forte activité
Mettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats) ; les classer et archiver conformément à la réglementation
Appliquer les procédures et consignes transmises
Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir à compter du 01/01/2027.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles
Avoir un bon relationnel et savoir s’adapter à différents publics ; savoir les accueillir et les orienter
Appliquer des procédures administratives
Saisir et contrôler des données
Faire preuve d’organisation et savoir prioriser
Savoir recueillir et transmettre des informations
Savoir travailler en équipe
Être en capacité de s’approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine
Connaissances
Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys, etc.)
Savoir utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité
Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication
Compétences comportementales
Sens relationnel et diplomatie
Être dynamique et réactif
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle
Capacités d’anticipation