L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !
Définition de la fonction :
Assurer l’accueil et l’accompagnement des étudiants, assister la direction
Champ des relations :
Etudiants
Enseignants
Universités partenaires
Campus France
France Éducation International
Services internes
Partenaires locaux
Mission 1 : Accueil des publics de la Direction des Relations européennes, internationales et de la Francophonie
Accueillir, informer et orienter le public en plusieurs langues, a minima en anglais
Accompagner les étudiants en mobilité encadrée pour leurs démarches administratives
Répondre aux demandes de renseignements
Proposer, organiser et animer des actions / évènements d’accueil et d’intégration à destination des étudiants internationaux
Assurer l’encadrement des contrats-emplois-étudiants et coordonner leurs actions d’accueil
Gérer les aspects logistiques de l’accueil des délégations étrangères
Mission 2 : Label « Bienvenue en France »
Proposer et participer à la mise en place d’actions visant à améliorer l’accueil des étudiants internationaux
Etablir et suivre le plan d’actions
Collecter et classer les éléments de preuve des actions réalisées
Rédiger des comptes rendus de réunions
Mission 3 : Assistant de direction
Assurer le secrétariat particulier de la directrice
Soutenir la directrice dans l’organisation de ses déplacements professionnelles (ordres de mission, réservation de billets de train, traitement des remboursements de frais de déplacements)
Assister la directrice pour la tenue de son agenda
Organiser matériellement les réunions
Assister aux réunions et rédiger des comptes rendus
Filtrer les appels téléphoniques
Analyser le caractère d’urgence d’une demande
Mettre à jour mensuellement un tableur pour la tenue et l’exploitation des comptes du service à partir du logiciel Jefyco
Contribuer à épurer, alimenter et actualiser les bases de données et processus dans l’application Mobility Online
Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles :
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint notamment)
Travailler en équipe, animer un groupe
Prioriser les activités, savoir s’organiser
Savoir faire face aux situations d’urgence
Rédiger des comptes rendus et établir et mettre en forme des documents
Connaissances :
Maîtrise de la langue anglaise (niveau B2 minimum)
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissance de la situation internationale, de son incidence sur les relations internationales
Connaissance de l’environnement universitaire
Qualités :
Sens du contact, du dialogue et de l’accueil
Sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion
Autonomie
Proactivité
Rigueur
Esprit d’initiative