L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce que l’université vous propose :
· Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
· Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
· Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
· Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
Définition de la fonction :
Le secrétaire (F/H) de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d’un département d’enseignement. Il assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.
Activité 1 : Missions d’accueil et de communication
Accueillir, renseigner le public
Afficher, diffuser les informations générales et pédagogiques
Être la personne relais en matière de communication
Assister le chef de département dans l’administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication
Activité 2 : Missions d’assistance à l’enseignement
Participer à la mise en place de la rentrée
Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
Suivre, élaborer des conventions de stage
Saisir, suivre les absences des étudiants sur Scodoc
Saisir les notes et résultats
Éditer les bulletins
Aider à la préparation des pré-jurys et réunions
Aider à la rédaction de CR des jurys, réunions et conseils
Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
Vérifier, suivre les dossiers e-candidats
Suivre les emplois du temps sur ADE
Suivre les dossiers vacataires
Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
Suivre la scolarité des apprentis
Travailler en relation étroite avec SEFOC’AL pour la partie apprentissage
Suivre l’évolution de la réglementation côté apprentissage
Activité 3 : Missions administratives
Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
Participer à l’organisation d’évènements, sorties pédagogiques
Participer à l’organisation des élections au conseil de département
Suivre les dossiers vacataires
Gérer des dossiers des étudiants/alternants
Gérer du prêt du matériel technique et informatique
Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
Classer, archiver
Activité 4 : Missions de gestion financière
Préparer les bons des commandes
Suivre les commandes et les livraisons
Gérer les stocks
Aider à l’élaboration du budget
Déclarer et suivre les heures vacataires
Activité 5 : Missions d’appui aux services administratifs en cas de besoin
Le poste, basé à Montbéliard, est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Il est à pourvoir à partir du 1er février 2026.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles :
Maîtriser le pack office
Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil et de restitution de l’information écrite et orale
Savoir identifier les procédures administratives
Qualités :
Sens relationnel
Capacité d'adaptation
Sens de l'organisation
Discrétion
Polyvalence
Rigueur et dynamisme
Courtoisie
Diplomatie
Autonomie